Pčelari u Srbiji imaju rok do kraja oktobra da nadležnoj veterinarskoj stanici prijave koliko pčelinjih zajednica uvode u zimu. Ova prijava je zakonska obaveza i obavlja se dva puta godišnje, u aprilu i oktobru, kod ovlašćenog veterinara koji je obeležio košnice na pčelinjaku.
Pčelar na prijavu treba da ponese spisak brojeva svih košnica koje ulaze u zimovanje, najbolje već upisan u propisani obrazac. Ako je od prethodnog popisa broj zajednica smanjen, potrebno je da veterinaru vrati i pločice sa brojevima ugašenih košnica.
Posle unosa podataka u centralnu bazu veterinar izdaje overenu potvrdu sa datumom prijave. Potvrda se ne naplaćuje, jer su troškovi unosa pokriveni iz republičkog budžeta. Ona je ujedno jedini dokaz da su podaci zaista uneti, a naknadna prijava posle 31. oktobra nije moguća.
Iz Saveza pčelarskih organizacija Srbije (SPOS) upozoravaju da potvrdu treba obavezno tražiti. Bilo je slučajeva da su pčelarima usmeno rekli da je unos završen, iako nije, pa su ostali bez prava na subvencije. Zato Savez preporučuje da pčelari podnesu i pisani zahtev za prijavu stanja, odnosno za obeležavanje novih košnica posle rojenja, i da zadrže overen primerak. Ako se zahtev upućuje telefonom, veterinarska stanica je dužna da ga upiše u knjigu prijava. Ukoliko se pojave problemi, pčelari se mogu obratiti veterinarskoj inspekciji.
